Content migratie in 4 stappen

Project Management

Tijd om jouw website in een nieuw jasje te steken? Of klaar voor een nieuw Content Management Systeem (CMS)? Top! Maar wat met bestaande content? Die wil je natuurlijk niet verloren laten gaan. Een content migratie plan helpt jou om efficiënt en - waar mogelijk - automatisch te recupereren.

Geen enkel project is hetzelfde maar de grote lijnen zijn in nagenoeg elke situatie toepasbaar. Met deze 4 stappen ga je alvast gestructureerd te werk:

1. Inventarisatie & selectie

In een eerste stap is het zinvol om bestaande content eens goed onder de loep te nemen. Wat is nog relevant in de huidige context? Welke pagina’s worden veel bezocht en welke scoren goed op vlak van SEO? Naar welke pagina’s wordt er gelinkt vanop andere websites? Dit soort vragen geven je een beeld van de content die je best kan recupereren en van welke content je beter afscheid kan nemen.

Bepaal niet alleen wat je wil meenemen maar ook de kwaliteit ervan. Bekijk voor elk item dat je wil behouden of de content in meer of mindere mate herschreven moet worden om up to date te zijn of om beter te scoren op vlak van SEO. Denk bij dit laatste aan het gebruik van o.a. de juiste keywords en relevante metadata. 

Een content migratie is dus net zoals een verhuis: een uitgelezen moment om oude zaken weg te doen en jouw lievelingsspullen – na een grondige poetsbeurt – opnieuw een plek te geven in huis. 

Hoe meer content er is, hoe moeilijker het is om niets uit het oog te verliezen. Een eenvoudige excel sheet kan al een wereld van verschil maken om gestructureerd door alle content heen te gaan en te bepalen wat er mee moet gebeuren: behouden, updaten of verwijderen. Start eenvoudig en voeg kolommen toe die relevant zijn voor jouw specifieke situatie. 


Je kan dit overzicht ook gebruiken om content te inventariseren die nog niet bestaat maar wel nodig is voor de nieuwe website. Zo heb je een compleet overzicht voor alle content op één plek. Het is een tijdsintensieve oefening maar eentje die loont later in het proces! 

2. Analyse & mapping

Content

Dankzij de inventaris heb je nu een duidelijk zicht op welke content moet overgenomen worden uit het oude systeem. Zodra je dan weet hoe het nieuwe systeem er zal gaan uitzien, kan je in detail gaan uitschrijven hoe de content exact moet overgedragen worden.

Afhankelijk van het aantal keer dat een content type moet gemigreerd worden en de haalbaarheid van de mapping, is het al dan niet aan te raden om dit op een geautomatiseerde manier te doen. In het algemeen geldt, hoe groter het aantal en hoe haalbaarder de mapping, hoe relevanter het zal zijn om het proces te automatiseren. 

Ter illustratie:

  • In onderstaand – weliswaar vereenvoudigd - voorbeeld zie je de mapping van product info tussen twee systemen. Dit is een eenvoudige mapping aangezien het meeste een 1-op-1 relatie is; de velden in het oude en het nieuwe systeem zijn nagenoeg gelijkaardig. Enkel de laatste twee elementen worden in het nieuwe systeem ondergebracht in één onderdeel. Als je dit soort migratie moet doen voor veel producten is het interessant om die te automatiseren.


  • In het tweede voorbeeld hieronder zie je dat het nieuwe systeem meer onderverdelingen heeft om product info in te delen.  Deze onderverdeling bestond voorheen niet en uitschrijven hoe een computer de juiste info moet terug vinden in de oude velden zou wel wat tijd vragen. Gaat het dus over een beperkt aantal producten en een moeilijke mapping, dan is het sop de kolen niet waard en kan er beter manueel gewerkt worden.

URLs

Jouw oude site en al haar URLs hebben waarschijnlijk al wel wat opgebouwd op vlak van ranking in Google/Bing. Bij het uitwerken van de nieuwe site zijn er op vlak van de gebruikte URLs mogelijkheden om de verworven aandacht in de ranking op zoekmachines mee te nemen naar de nieuwe site. 

  • Probeer, indien mogelijk, de URL structuur van de oude site te behouden wanneer die goed was. 
  • Als de oude URL structuur toch moet aangepast worden, vraag jouw website developer dan om te zorgen voor een redirect naar de nieuwe url’s. Zo weten de zoekmachines dat jouw pagina’s verhuisd zijn en zal diegene die zoekt meteen afgeleid worden naar de nieuwe pagina’s. 

Indien er op de oude site pagina’s waren die niet meer nodig zijn in de nieuwe site, is het goed om een correcte 404 error te laten weergeven zodat zoekmachines die na verloop van tijd automatisch gaan negeren.


3. Content overdracht in de test omgeving

Je weet nu dus welke informatie je wil behouden (cfr. Stap 1), welke je geautomatiseerd kan migreren en welke je beter manueel overzet (cfr. Stap 2). 

Automatische overdracht:

Dankzij de mapping kan de developer van jouw nieuwe website aan de slag voor de automatische migratie van de content. Hij schrijft een programma om ervoor te zorgen dat de oude content op de juiste manier terecht komt in de nieuwe omgeving. Dit programma wordt best eerst in een test omgeving gebruikt en voor een beperkt maar representatief content staal. In ons voorbeeld zou er dus getest kunnen worden met een 5 tal producten die voldoende informatie bevatten in alle geïndentificeerde velden. Loopt alles goed? Dan kan de resterende informatie ook overgezet worden. Gaat er toch nog iets mis, dan kan het systeem eerst nog bijgestuurd worden waar nodig.

Moet de overgedragen content nog bijgewerkt worden? Now is the time! Ga door de inventaris en bekijk welke items nog moesten gefine-tuned worden en ga aan de slag. Zo staat alles netjes om naar productie te gaan. 

Manuele overdracht (en bij uitbreiding, de nieuwe content):

Voor content die niet automatisch overgezet kan worden, zal iemand die manueel moeten toevoegen zodra de test omgeving van het nieuwe systeem beschikbaar is. Uiteraard kan deze content al wel in een vroegere fase voorbereid en geoptimaliseerd worden.

Win tijd, go headless

Is er veel content om aan te passen en staat het project onder tijdsdruk? Bespreek dan met jouw technologie partner de optie om te werken via een tijdelijke headless CMS. Terwijl developers zich bezig houden met het uitwerken van de target CMS, kan jij dankzij dit tijdelijke systeem al wel content migreren, aanvullen en creëren waar nodig. Je hoeft dus niet langer te wachten tot de test omgeving klaar is. Eens de target oplossing dan opgeleverd wordt, zal de content in één beweging gemigreerd worden vanuit het tijdelijke systeem. 

4. Move to production

Als alles goed gelopen is in de testomgeving zal de content naar de productie-omgeving gepushed worden. Dit is meestal bij het live gaan van de vernieuwde website of applicatie. Het is aan te raden om aan het eind van het traject, na go-live, nog eens goed na te gaan of alles goed staat. 

Enkele tips & tricks:

  • Zorg zeker dat de nieuwe sitemap toegevoegd wordt aan de Google Search Console en Bing Search Console (onderschat het verkeer vanuit Bing niet!). Op deze manier zal Google en Bing zo snel mogelijk de nieuwe structuur van je website crawlen en wordt ook jouw nieuwe website sneller gevonden.
  • Gebruik een Broken link checker om slecht functionerende links er snel uit te halen.
  • Als er 301 redirects zijn van oude naar nieuwe URLs (cfr. Stap3), ga dan zeker na of deze goed staan. Hiervoor kan je gebruik maken van tools zoals Google Search Console of Semrush. 

Een content migratie is geen eenvoudige opdracht. Bij Oak Street trachten we onze klanten zo goed mogelijk bij te staan in het proces. Van analyse, tot content overdracht programmatie tot werken via headless om tijd te winnen. Geef ons gerust een seintje, we lichten dit graag verder toe.